חמישה דגשים בהפקת כנס

לעולם לא נמעיט בחשיבותם של אירועים פרטיים, אבל כשמדובר בחינה או בריתה, הכי גרוע שיכול להיות זה שהדודה מחדרה תצא רעבה כי המנה הצמחונית לא הייתה לטעמה. לעומת זאת, כאשר מדובר בכנסים מקצועיים ואירועים בניחוח עסקי, הפקה ראויה ומקצועית עשויה להיות שווה הרבה כסף ולקבוע גורלות רבים בסופו של דבר. תחשבו, למשל, על לקוח פוטנציאלי שיאהב / לא יאהב את מה שיחווה ויפעל בהתאם להרגשתו, או אולי על עובדים שלא קלטו את שינוי דפוסי העבודה כי מערכת ההגברה לא עבדה כמו שצריך ויגרמו בעקבות זאת לטעות מקצועית חמורה. הפקת כנס מקצועי חייבת אם כן לכבד את המעמד, את האורחים ואת החברה כולה. אז הנה-הם חמשת הדגשים החשובים להפקת כנס מקצועי, תרתי משמע.

ליין אפ, תקציב וכל השאר

• בסיס הכנס זהה לכל אירוע אחר אותו תפיקו – ארגון קפדני של לוח זמנים – "ליין אפ". יצירת מסגרת פעילות כזו תאפשר לכם להבחין מבעוד מועד באלמנטים חסרים, לדעת לוותר על המיותר ולהדגיש את החשוב ותעניק תמונה מלאה של הצפוי לכם ולאורחים ומה ניתן לשנות כדי שיהיה טוב יותר. ציינו בתכנית האירוע את זמני פתיחת הדלתות, סדר ההרצאות והמפגשים, ההפסקות, הארוחות ושעת הסיום. הקפידו על עמידה בלוחות הזמנים, אך השאירו מרחב לגמישות.

• עכשיו, אחרי שתכנית הפעולה מוכנה ברמה התאורטית, זה הזמן לשים את הכסף כדי להוציא אותה לפועל. הגדירו מסגרת תקציב שתכיל את כלל האלמנטים הנדרשים. החל מהשכרת האולם והציוד, דרך הקייטרינג ועד להסעות, תוספות וכדומה. אפשרו לעצמכם חריגה קטנה, אך הקפידו לא להשתולל מעבר ליכולתכם האמיתית רק בשם הרושם הטוב אותו אתם מנסים ליצור.

• "מיקום, מיקום, מיקום", נוהגים לומר מתווכי הדירות, ומפיקי האירועים והכנסים מצטרפים אליהם בחדווה. בחרו מקום ראוי ומתאים, שיכבד את בעלי האירוע ואלו אשר מגיעים אליו. התייחסו לממד הגאוגרפי (אל תגרמו ל-90 אחוז מאורחי הכנס לבלות שעות בדרכים), הימנעו מבחירת לוקיישן טוב ככל שיהיה, אם הוא בלב אזור / שכונה / רחוב מועד לפורענות, הקפידו על התאמה בין גודל האולם למספר האורחים הצפוי וכמובן, אל תסמכו על תמונות וסרטונים, גשו לראות את המקום במו עיניכם. שימו דגש מיוחד על נושא הציוד הטכני – הגברה, מיקרופונים, מקרנים, מחשבים וכדומה.

• הגענו לעניין הרביעי וללא ספק הטעים מכולם. כי אם כל הכבוד להעשרה וללימוד, אין כמו בטן מלאה בכל טוב להפנמת החומר. אל תהרסו כנס מצוין בגלל קייטרינג גרוע. אל תזלזלו בבחירה באנשים האמונים על טעם האירוע. אל תצאו מנקודת הנחה שאצל כולם יהיה טעים. בחנו בקפידה את החברה המיועדת.

• ונסיים ביום האירוע ובשלל הפרטים הקטנים המרכיבים אותו, בראשם סידור השולחנות והאולם, אזור קבלת הפנים, ניקיון השירותים, במת הנאומים וכל הציוד הטכני הנלווה, טמפרטורה בפנים ובחוץ, היגיינת העובדים עם אוכל ועוד.

נמליץ בחום על היעזרות בחברת הפקות מקצועית, כזאת שמתמחה בארגון כנסים בסדר גודל דומה לשלכם. חברה שכזאת תוכל לתכנן יחד איתכם את הכנס המושלם, עד לסיומו המוצלח.